¿Cómo integrar HubSpot con tu ERP y la facturación electrónica en Chile?

Para integrar HubSpot con tu ERP y la facturación electrónica en Chile, define primero qué sistema manda en cada dato. Los clientes y los negocios ganados viajan de HubSpot al ERP, y la factura vuelve a HubSpot con su folio y su estado ante el SII. La factura electrónica la emite siempre el ERP, porque las facturas de HubSpot no son documentos tributarios. Después eliges la ruta técnica (conector, plataforma de integración, código propio o archivo) y dejas por escrito quién es dueño del código, de las llaves y del monitoreo.

En resumen

• Para integrar HubSpot con tu ERP en Chile, el negocio ganado viaja de HubSpot al ERP y la factura vuelve con su folio y estado ante el SII.
• La factura electrónica la emite siempre el ERP o un facturador autorizado ante el SII, porque las facturas de HubSpot no son documentos tributarios electrónicos.
• Pide por escrito que el código, las llaves y la documentación queden a nombre de tu empresa, y activa una alerta si la integración deja de traer facturas.

El síntoma se repite en empresas B2B de Chile y Latinoamérica: alguien digita dos veces el mismo cliente, el vendedor no sabe si su negocio ya se facturó y cobranza llama sin contexto.

¿Qué datos se mueven entre HubSpot y el ERP, y en qué dirección?

Se mueven pocos datos, pero cada uno con un solo sistema que manda. HubSpot manda en la etapa comercial y el ERP en la contable: esa regla, escrita antes de programar, evita duplicados y números que no cuadran.

Dato	Dirección	Quién manda	Cuándo viaja
Cliente: razón social, RUT, giro y dirección tributaria.	HubSpot → ERP	HubSpot	Al ganar el negocio, buscando primero por RUT.
Productos, códigos y listas de precios.	ERP → HubSpot	ERP	Cuando cambian, para cotizar con los códigos de la factura.
Negocio ganado con productos y condiciones de pago.	HubSpot → ERP	HubSpot	Al pasar a Cerrado ganado: crea el pedido o la nota de venta.
Factura: folio, fecha, monto y estado ante el SII.	ERP → HubSpot	ERP	Al emitirse, sobre el negocio y la empresa.
Notas de crédito y débito.	ERP → HubSpot	ERP	Al emitirse, para ajustar el monto facturado.
Pagos y saldo por cobrar.	ERP → HubSpot	ERP	Una vez al día, si ventas o cobranza lo necesitan.

El momento clave es el paso a Cerrado ganado. Si el negocio llega al ERP sin RUT, sin giro o con productos que no existen en el catálogo, la factura falla o sale con errores. Por eso conviene exigir esas propiedades en la etapa anterior al cierre.

Un error frecuente es sincronizar todo en ambos sentidos. Si el cliente se edita en los dos sistemas, tarde o temprano habrá dos razones sociales para el mismo RUT. Elige un dueño por campo, guarda el RUT en una propiedad propia de la empresa en HubSpot y úsalo como llave para buscar en el ERP antes de crear un cliente.

¿Por qué la factura electrónica la emite el ERP y no HubSpot?

Porque en Chile la factura electrónica es un documento tributario electrónico (DTE) que se emite con un sistema autorizado ante el SII, y HubSpot no lo es. HubSpot puede mostrar la factura, su folio y su estado, pero el documento con validez tributaria nace en el ERP o en el facturador.

El SII ofrece dos caminos para emitir: su sistema gratuito o un sistema de mercado certificado, propio o de un proveedor. Ambos piden certificado digital. Entre los documentos electrónicos están la factura, la factura exenta y las notas de crédito y débito, como detalla el portal de factura electrónica del SII.

HubSpot sí tiene cotizaciones y facturas propias. Para clientes nuevos, las cotizaciones se usan con Revenue Hub de HubSpot (antes Commerce Hub) en Professional o Enterprise; las cuentas que ya tenían Sales Hub conservan las cotizaciones clásicas. Sirven para vender y cobrar, no para reemplazar al ERP: la cotización aprobada alimenta el pedido y la factura la emite el ERP. Para entender ese producto, revisa qué es Revenue Hub de HubSpot y sus cotizaciones.

HubSpot vende y el ERP factura. La integración no cambia quién emite la factura: lleva al ERP un negocio con datos completos y trae de vuelta lo que el SII aceptó.

¿Qué rutas técnicas existen para conectar HubSpot con tu ERP?

Hay cuatro rutas: un conector ya construido, una plataforma de integración, código propio sobre las API de ambos sistemas o un archivo programado. La elección depende de lo que permite tu ERP, del volumen de documentos y de quién mantendrá la integración.

Ruta	Cómo funciona	Conviene cuando	Qué cuidar
Conector del App Marketplace	Una aplicación de un tercero conecta ambos sistemas con campos predefinidos.	Tu ERP tiene un conector mantenido y tu proceso es estándar.	Qué campos cubre, a nombre de quién queda la suscripción y qué pasa si se descontinúa.
Plataforma de integración	Flujos en una herramienta intermedia que habla con las dos API.	Conectas varios sistemas y quieres cambiar reglas sin programar.	El costo recurrente, los registros de error y quién administra la cuenta.
Código propio sobre las API	Un servicio lee y escribe en ambos sistemas con tus reglas.	Necesitas reglas propias de Chile (RUT, giro, folios), no hay conector o el volumen es alto.	Código, llaves y documentación a tu nombre, y un responsable del mantenimiento.
Archivo programado	Se exporta desde un sistema y se importa en el otro.	Carga inicial, bajo volumen o ERP sin API.	Tiene pasos manuales y no avisa si algo falla.

En una microempresa o un piloto, la digitación manual sigue siendo válida, con el costo de errores y doble trabajo. En una empresa mediana conviene partir con una integración parcial, solo clientes y facturas, y sumar pagos o stock cuando esa base ya es estable.

¿Qué pide HubSpot a cada ruta?

• Sincronización de datos. La sincronización de datos (data sync) de HubSpot es gratis con las asignaciones por defecto; las personalizadas requieren Data Hub desde Starter. Solo existe para las aplicaciones que la ofrecen en el App Marketplace; con Defontana, Softland o Bsale la ruta habitual es la API o una plataforma de integración.
• Webhooks y código en workflows. Las acciones Enviar un webhook y Código personalizado requieren Data Hub Professional o Enterprise, según la documentación de acciones de workflow de HubSpot. Sin ellas, la integración consulta a HubSpot cada cierto tiempo para detectar el negocio ganado.
• Aplicaciones privadas. Pasaron a ser aplicaciones privadas heredadas (legacy): las cuentas existentes no pueden crear nuevas a partir del 26 de octubre de 2026 (las cuentas nuevas, desde el 28 de septiembre), y las actuales siguen funcionando. Las alternativas son las aplicaciones privadas basadas en proyectos o las Service Keys, en beta, según el anuncio para desarrolladores de HubSpot.
• Límites de API. Una app privada hace hasta 100 llamadas cada 10 segundos y 250.000 al día en Free o Starter; 190 cada 10 segundos y 625.000 al día en Professional; y 1.000.000 al día en Enterprise. Con miles de documentos diarios, eso define si sincronizas en lote o uno a uno.
• Importación. En planes pagados, un archivo admite hasta 512 MB y 1.048.576 filas, con menos de 1.000 columnas.
• Objetos personalizados. Guardar cada factura como objeto propio requiere alguna edición Enterprise. Si no, el folio, el monto y el estado van como propiedades del negocio.

¿Qué cambia según el ERP que usas en Chile?

Cambia la ruta disponible, y con ella el plazo y el costo.

ERP	Cómo se conecta	Qué revisar primero	Guía
Defontana	API REST documentada, con ambiente de prueba separado.	Credenciales de API y acceso a los módulos de ventas.	Cómo integrar HubSpot con Defontana
Softland	Plugins y servicios web según tu instalación, base de datos o archivos.	Qué plugins tienes y si Softland está en tus servidores o en su nube.	Cómo integrar HubSpot con Softland
SAP Business One	Service Layer, su API REST basada en OData, o un middleware.	Versión, base de datos (SAP HANA o SQL Server) y acceso que habilita tu partner de SAP.	Cómo integrar HubSpot con SAP Business One
Bsale	API REST documentada para Chile, Perú y México, con webhooks.	Token de acceso, límites y tipos de documento habilitados.	Cómo integrar HubSpot con Bsale
Otro ERP o facturador (Nubox, Laudus, Odoo u otro)	Depende de la API que publique.	Si tiene API documentada, ambiente de prueba y devuelve folio y estado ante el SII.	Los criterios de esta guía.

Si usas Defontana y prefieres que alguien la construya y la mantenga, revisa la integración de HubSpot con Defontana. Y si quieres que los chats de venta también queden en el CRM, la guía para integrar WhatsApp con HubSpot sigue la misma lógica de dueño y monitoreo.

¿Cómo planificar paso a paso la integración de HubSpot con el ERP?

En cinco fases: diagnóstico, elección de la ruta, revisión tributaria y legal, construcción con pruebas, y puesta en marcha con monitoreo. Saltarse la primera suele terminar en retrabajo.

1. Diagnóstico de datos y procesos. Mapea qué información debe fluir y en qué momento; el caso típico es un negocio ganado que crea la nota de venta en el ERP. Documenta cómo se relacionan hoy clientes, productos y facturas, y cuántos documentos emites al mes.
2. Elección de la ruta y del proveedor. Pregunta al proveedor del ERP por API documentada, ambiente de prueba y conectores, y pide referencias de integraciones similares en Chile. Clasifica cada punto como confirmado, condicional o no soportado antes de comprometer plazos.
3. Revisión tributaria y legal. Confirma que el ERP emite los DTE que usas y que la integración no salta ninguna validación del SII. Revisa el tratamiento de datos personales según la Ley 21.719: qué datos viajan, dónde se guardan y quién accede.
4. Construcción y pruebas. Prueba en el ambiente de prueba del ERP y, si tu edición lo permite, en un sandbox de HubSpot. Usa casos reales: un cliente nuevo, uno existente, una nota de crédito y un RUT mal escrito.
5. Puesta en marcha y monitoreo. Sal a producción en un período de baja actividad, con respaldo de los datos y un plan para volver atrás. Activa desde el primer día una alerta si la integración deja de traer documentos, y capacita a quienes la usan.

Checklist antes de empezar

• Un objetivo escrito: por ejemplo, que cada negocio ganado cree la nota de venta sin digitar.
• El inventario de sistemas y flujos: ERP, facturador, CRM y planillas.
• La documentación de la API del ERP y su ambiente de prueba.
• El cumplimiento revisado: DTE, Ley 21.719 y dónde se almacenan los datos.
• La tabla de qué sistema manda en cada dato, acordada por ventas y finanzas.
• Pruebas planificadas y respaldo de los datos.
• Un plan de capacitación y un responsable después de la puesta en marcha.

¿Qué riesgos tiene la integración y quién debe ser dueño del código?

Los riesgos más frecuentes son de datos, de pruebas, de proveedor y de silencio. El último, una integración que se detiene sin que nadie lo note, se evita con un dueño claro del código, de las llaves y del monitoreo.

• Mapeo tributario incompleto. Si falta el RUT, el giro o el código de producto, el DTE se rechaza o sale con errores.
• Pruebas subestimadas. Tres casos ideales no bastan: las notas de crédito, los clientes duplicados y los productos sin código aparecen en producción.
• Integrador sin experiencia local. Un proveedor que no conoce el SII ni los ERP que se usan en Chile suele cobrar su aprendizaje en retrabajo.
• Limitaciones del ERP. Algunas API son cerradas o poco documentadas, o no permiten crear ciertos documentos.
• Silencio. La integración deja de traer facturas y nadie se entera hasta que cobranza llama al vendedor equivocado.

No toda integración conviene. Si tu ERP no tiene soporte activo, emites pocas facturas al mes o nadie podrá administrarla, un archivo semanal bien revisado puede ser mejor que un desarrollo sin dueño.

¿Cómo saber que la integración sigue funcionando?

En HubSpot, las aplicaciones instaladas se revisan en Configuración > Integraciones > Aplicaciones conectadas. La propiedad Fuente del registro dice cómo se creó cada registro: integración, API, importación, formulario, workflow o CRM. Sirve para contar lo que la integración crea, como productos o facturas guardadas como objeto propio. Si la integración solo escribe el folio en el negocio, arma el informe diario sobre la fecha de factura que llena la integración: cuántos negocios recibieron folio ayer.

HubSpot no te avisa solo cuando una integración deja de enviar datos sin marcar error. Para eso necesitas una alerta de silencio: si en un día hábil no llega ninguna factura, alguien recibe un aviso esa mañana. La guía sobre qué hacer cuando una integración de HubSpot deja de funcionar explica cómo armarla.

¿Quién debe ser dueño del código y de las llaves?

Tu empresa. El código, las llaves de acceso a HubSpot y al ERP y la documentación deben quedar a tu nombre, en tus cuentas. Si la integración vive en el servidor de un proveedor que guarda las credenciales, cambiar de proveedor significa reconstruirla.

Pide por escrito el repositorio, el inventario de llaves con quién las rota, el manual de operación y el responsable del monitoreo. Los tokens de las aplicaciones privadas se pueden rotar de inmediato o en 7 días: quien deja el proyecto no debería conservarlos.

¿Cómo te ayuda Revenue Hub Latam?

Somos Platinum Partner de HubSpot en Santiago y construimos integraciones con código y llaves a tu nombre, con precio cerrado. Antes de comprometer, clasificamos cada punto según lo que permite la API de tu ERP, probamos con casos reales de tu operación y dejamos activas alertas si la integración deja de traer datos. Aplica la garantía Es tuyo: código, llaves y documentación quedan a nombre de tu empresa. Ya conectamos HubSpot con Defontana para una empresa de ferias y eventos, y la evidencia por industria está en nuestros casos de éxito en Chile y Latinoamérica.

Preguntas frecuentes

¿Se puede integrar cualquier ERP chileno con HubSpot?

No todos de la misma forma. Depende de si el ERP tiene una API documentada, un conector o exportaciones programables, y de que su proveedor dé acceso. Defontana, Bsale y SAP Business One publican API; en Softland depende de tu instalación. Si el ERP no expone sus datos, queda el intercambio de archivos, con pasos manuales y sin avisos.

¿HubSpot puede emitir facturas electrónicas válidas ante el SII?

No. Las facturas de HubSpot sirven para vender, cobrar y hacer seguimiento, pero no son documentos tributarios electrónicos del SII. En Chile, la factura electrónica la emite el ERP o un facturador, con el sistema gratuito del SII o un sistema de mercado certificado. La integración lleva el negocio al ERP y trae de vuelta el folio y el estado.

¿Qué hago si mi ERP no tiene API?

Tienes tres opciones: un archivo programado que exporta desde el ERP e importa en HubSpot; una plataforma de integración que lea la base de datos en modo de solo lectura, si tu proveedor lo permite; o mantener la digitación mientras evalúas otro ERP. En todos los casos, nombra un responsable y revisa cada carga, porque los archivos no avisan si algo falla.

¿Cuánto tiempo toma integrar HubSpot con un ERP?

Depende menos del código que de tres factores: el acceso a la API y al ambiente de prueba del ERP, la calidad de los datos de clientes y productos, y cuántos documentos distintos quieres mover. Integrar clientes, negocios y facturas es más rápido que sumar stock, pagos y notas de crédito. El plazo realista se define después de revisar la API.

¿Necesito Data Hub para integrar HubSpot con mi ERP?

No siempre. Una aplicación privada o una plataforma de integración puede leer y escribir en HubSpot por API sin Data Hub. Lo necesitas para usar en workflows las acciones Enviar un webhook o Código personalizado (Data Hub Professional o Enterprise) o para personalizar las asignaciones de la sincronización de datos (Data Hub desde Starter), que solo existe con las aplicaciones que la ofrecen.

¿Qué pasa con las aplicaciones privadas que ya uso para integraciones?

Siguen funcionando. HubSpot las renombró como aplicaciones privadas heredadas (legacy) y, a partir del 26 de octubre de 2026, las cuentas existentes no pueden crear nuevas. Para integraciones nuevas, usa aplicaciones privadas basadas en proyectos o Service Keys, en beta. Aprovecha de inventariar las que tienes, quién tiene sus tokens y cuándo se rotaron.

¿Qué riesgos legales tiene integrar HubSpot con el ERP en Chile?

Dos principales: emitir mal un documento tributario y tratar mal datos personales. El primero se evita dejando la emisión en el ERP y validando en HubSpot los datos tributarios antes de ganar el negocio. El segundo se cuida documentando qué datos viajan, dónde se guardan y quién accede, en línea con la Ley 21.719 de protección de datos personales.

¿Qué hago si la integración deja de funcionar?

Revisa si la aplicación sigue conectada en Configuración > Integraciones > Aplicaciones conectadas y si sus llaves siguen vigentes. Luego cuenta cuántos negocios recibieron folio cada día, o cuántos registros creó la integración según la propiedad Fuente del registro. Con un plan para volver atrás, respaldo de los datos y cada cambio documentado, recuperas la operación sin reconstruir la integración desde cero.